Cómo hacer un webinar de registro directo con Demio y ActiveCampaign

Pocas son las estrategias de marketing que no incluyen uno o varios webinars en la planificación: para lanzar un producto, para ganar visibilidad, para organizar un evento online…

Si has llegado hasta aquí porque sabes lo que es un webinar pero no conoces cómo se ejecuta a nivel técnico, estás de suerte. En este artículo vamos a ver cómo configurar un webinar de registro directo utilizando Demio y ActiveCampaign.

Qué es y para qué sirve un webinar

Si no estás muy familiarizado con las estrategias de marketing digital es posible que no tengas muy claro qué es un webinar, aunque terminando ya el año 2019 sea complicado no ver esta palabra en 1 de cada 4 anuncios en Facebook, artículos de blog, algún podcast… Un webinar o “webinario” (como se le conoce por Latinoamérica) es una conferencia que se retransmite por Internet.

Eliminar la barrera de la localización con los webinars ha permitido que crezcan sus audiencias, y este motivo sumado a la gran capacidad de conexión entre ponente y público ha hecho del webinar una herramienta de promoción y venta muy bien valorada.

Si juntamos los dos factores anteriores con que esta se trata de una acción relativamente sencilla de ejecutar a nivel técnico, tenemos al webinar como principal herramienta de venta en 2019.

Tipos de webinar por coste, retransmisión y agentes implicados

En función de su precio, un webinar puede ser:

• Gratuito: muy común, funciona realmente bien como herramienta de captación de audiencia cualificada sobre la temática de la que trate el webinar.
• De pago: poco común.

En función de cómo sea la retransmisión, un webinar puede ser:

• En directo: la ponencia se realiza y emite el día y hora indicados.
• En diferido (automatizado): la ponencia se realiza con anterioridad, y el día y hora indicados se emite la grabación. Esta grabación puede haberse realizado de un webinar en directo real, para luego automatizar el proceso.

En función de las personas que intervengan, un webinar puede ser:

• Individual: una sola persona da la ponencia y gestiona el chat con el público.
• En equipo: hay una persona dedicada a presentar al ponente y a gestionar el chat, además de quien da la ponencia.
• Varios ponentes: lo habitual es que haya un máximo de tres personas, dos ponentes y un presentador.

Requisitos para hacer un webinar

• Webcam y micrófono: si careces de recursos puedes empezar valiéndote de las herramientas que tienes incluidas en tu portátil (en caso de que lo tengas). A medida que vayas haciendo más webinars debes invertir en herramientas de mayor calidad.
• Herramienta para el webinar: ya no es posible hacer hangouts gratuitos con Google, por lo que si quieres empezar a hacer webinars gratuitos con pequeñas audiencias puedes probar Zoom. En cuanto a las opciones de pago, las más conocidas son Demio, GoToWebinar y WebinarJam.
• Buena conexión a Internet: cuanta mejor sea tu conexión a Internet menos problemas técnicos tendrás. Cuanto más público asista a tu webinar mayor importancia tendrá tu conexión.
• Iluminación y decorado: cuida mucho la sala desde la que vayas a realizar el webinar. Lo ideal sería que contases con luz suficiente, preferiblemente fría en caso de que tengas que utilizar artificial, y que nunca se encuentre a tu espalda. Tu cara debe de estar correctamente iluminada, y debes prestar atención a todo el mobiliario que te rodea de la sala. Intenta que el espacio sea diáfano, ordenado, sin muchas distracciones.

Además, conviene que tengas una presentación de apoyo a tu conferencia que puedas mostrar a tu público mientras das tu charla. Tampoco debes descuidar tu imagen.

Cómo hacer un webinar con registro directo (one clic) en Demio y ActiveCampaign

Para que una persona pueda apuntarse a un webinar es fundamental que se registre y apunte para el día y la hora en los que vaya a tener lugar el evento. Habitualmente este registro se trata en realidad de la suscripción del interesado a una lista de correo, que se utilizará para enviarle recordatorios del webinar y posibles emails de pre y post-venta.

Vamos a ver cómo configurar un webinar con registro directo en Demio y ActiveCampaign que sea 100% legal y cumpla con la RGPD.

Prepara tu cuenta de ActiveCampaign para el webinar

Lo primero de todo es asegurarte de que tengas al menos dos campos personalizados creados en ActiveCampaign: por una parte, el campo para capturar el consentimiento explícito de la política de privacidad; y por otra, un campo (de tipo entrada) específico para utilizar con Demio, que lo que hará será almacenar el enlace de entrada al webinar único por cada suscriptor. Si no sabes cómo crear campos personalizados en ActiveCampaign este post te ayudará.

Por último, crea un formulario en ActiveCampaign que incluya el correo electrónico, el campo personalizado que captura el consentimiento y el campo personalizado que captura el enlace de Demio.

Una vez tengas tu cuenta de ActiveCampaign preparada, entonces ya podrás configurar tu cuenta de Demio.

Integra Demio con tu cuenta de ActiveCampaign

1. Haz clic en tu perfil de usuario y abre la pestaña “Integrations“.

2. Pulsa sobre el icono de ActiveCampaign y sigue los pasos para completar la integración.

Crea tu webinar en Demio

1. Vete a la pestaña “Events” en Demio y haz clic en el botón verde que dice “+ ADD NEW EVENT“.

2. Selecciona el tipo de webinar que quieres crear: “Standard” para un webinar normal y corriente, “Series” para cuando vayas a hacer varios webinars de una misma temática y “Automated” cuando vayas a lanzar webinars automáticos. Para este tutorial eligiremos la opción “Standard“.

En la siguiente pantalla tendrás que ir completando la configuración básica del evento, como su nombre, fecha y hora en las que tendrá lugar el evento, etc.

3. Tras crear el evento, dirígete a la pestaña “Customize” y despliega el acordeón “Registration“. En la columna izquierda, elige “Edit Form Fields“.

4. Ahora debes añadir un campo nuevo para que se pueda sincronizar con tu formulario de ActiveCampaign adaptado a la RGPD. En “Text Field Name” debes introducir el mismo nombre del campo que tienes en ActiveCampaign, seleccionas la opción “Optional” y pulsas “ADD TEXT FIELD“.

Es mejor que en el campo de Demio introduzcas exactamente el mismo valor que hayas puesto como nombre de campo en ActiveCampaign. Utilizar siempre la misma nomenclatura te evitará cometer errores.

5. Tras añadirlo, haz clic en el botón “DONE” (de color blanco) que aparece en el lado derecho del acordeón “Registration“. Es decir, fíjate en el botón blanco que hay en ese encabezado verde y haz clic para guardar los cambios.
6. En el acordeón “Email Notifications” desactiva todos los correos, si vas a planificarlos en ActiveCampaign.
7. Por último, en el acordeón “Integrations” activa la integración con ActiveCampaign y pulsa sobre “Settings” para configurarla. En la pestaña General, elige en Registrants la etiqueta que quieres que se le asigne a los registrados; en Attendees la etiqueta que se le asigne a los asistentes, y No Shows a los que no se presentan al webinar.
8. En la pestaña Form, revisa que aparezcan los campos como conectados y en el campo que creaste previamente para el consentimiento, mira de vincularlo con el campo de ActiveCampaign seleccionándolo en el desplegable. De forma que quede algo así:

9. Muy importante que en el paso anterior, en la pestaña General habilites la opción “Save Join Link” (para que almacene ese valor en el campo personalizado de ActiveCampaign) y que selecciones en el desplegable el nombre del campo que le corresponde en AC.
10. Dirígete a la pestaña “One-clic” y copia el enlace de registro.

10. Ahora vete a tu cuenta de ActiveCampaign, abre el formulario que habías creado para capturar a los interesados en el webinar y configura el enlace de registro del punto anterior como página de confirmación.

Esta es la forma de hacer un webinar con ActiveCampaign y Demio adaptado a la RGPD. Hacerlo de esta forma te permite tener un mayor control sobre todo el sistema de emails que envías antes y después del webinar.

¿Habías creado ya algún webinar de esta manera?

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