¿Qué hacer este verano con una academia online?

Tanto si eres propietario de una escuela online o de un sitio de membresía como si simplemente estás vendiendo un curso por Internet, pero tienes una comunidad de alumnos entregados, seguramente te habrá surgido la pregunta de… ¿Y ahora cómo me voy yo de vacaciones?

En este post te damos algunas ideas de cómo puedes hacerlo de la mejor forma posible para que sea un proceso tranquilo, prácticamente indoloro y que te permita volver a la actividad con buen sabor de boca.

Qué tener en cuenta antes de las vacaciones

Antes de pensar en tus vacaciones de verano, sobretodo si eres la única persona que está al frente a día de hoy de tu proyecto, es plantearte qué van a hacer tus alumnos.

¿Ellos también van a bajar el ritmo en esta época estival, o por lo contrario van a querer aprovechar este tiempo para formarse contigo?

Esta pregunta tan trivial es muy, muy importante que te la plantees, ya que va a impactar directamente sobre tu decisión.

Por poner un ejemplo rápido: si yo soy alumna de una asignatura que me interesa reforzar de forma intensiva en verano para aprobar un examen en septiembre, lo que voy a querer es que quien esté al otro lado de la formación me aporte esa intensidad, actividad y apoyo que necesito.

Por lo contrario, si tu formación tiene más sentido para cursar a lo largo del año académico, seguramente acepte de buena gana que en verano haya un parón. No lo echará en falta.

En función de esto, tú mismo sabrás si puedes cogerte unos días en verano o si es preferible mover tu descanso a otros meses.

Claves para irte con tranquilidad

Ahora que ya tienes decidido si puedes irte y cuando te irás, vamos a darte algunos consejos que pueden venirte bien para planificar tu ausencia. Algunas de las acciones que puedes hacer antes de emprender tu viaje, son:

Cuidar el mantenimiento de tu escuela online

Si quieres irte al 100% y desconectar por completo, lo ideal es que alguien se encargue por ti de seguir haciéndole un mantenimiento web a tu escuela, aunque sea básico. Aunque tú te vayas de vacaciones WordPress y su ecosistema no lo hará, por lo que es crucial no descuidar este aspecto.

Programar contenido para su autopublicación

Que tú no estés delante de la pantalla de tu ordenador durante un mes no significa que no puedas dejar escritos y programados tantos contenidos como quieras. Aquí estamos hablando ya no sólo de publicaciones en tus redes sociales, para evitar que tu marca caiga en el olvido, sino también de artículos para tu blog o incluso nuevas lecciones de tu curso.

Si tienes una escuela creada en WordPress, programar estos contenidos es muy simple y no tienes limitación ni de cantidad, ni de fecha.

No tienes excusa.

Ideas para aumentar el alta de alumnos o miembros

En los meses de julio y agosto es habitual que tu academia o membresía sufra bajas. Alumnos que se van de vacaciones y, como no van a sacarle partido a tu proyecto, lo abandonan.

Independientemente de que los puedas recuperar ya en septiembre, que apliques alguna estrategia de precios por el que ese hecho no les compense económicamente (porque tendrían que pagar un precio más alto que cuando entraron) o que incluso seas muy estricto e impidas ese tipo de acciones, te interesa captar nuevas personas que cubran ese vacío si quieres mantener tus ingresos.

¿Y cómo podemos lograrlo?

• Puedes organizar un reto que involucre a tus miembros actuales y con el que consigas mayor visibilidad en redes sociales. A mayor participación más impacto y más probabilidades de atraer a nuevos clientes.
• También puedes organizar concursos, que siguen un poco la línea del punto anterior.
• Las ediciones específicas en modo intensivo pueden funcionar muy bien, como los campamentos de verano o summer camp. La clave está en ambientar el contenido y reestructurarlo de forma especial para que encaje bien con esta época: que el formato sea rápido y cómodo de consumir, muy práctico y con el que puedas ver progresos a corto plazo.
• Otra alternativa es preparar un pack de varias formaciones o crear ofertas atractivas a precios reducidos.

Cuando estés pensando en preparar contenido para ser consumido en verano, intenta tener en cuenta las circunstancias de tus alumnos. Por lo general, nuestra vida suele ser un poco más caótica y por tanto nos resulta complicado encontrar la tranquilidad suficiente para poder dedicarle largos períodos de tiempo a una formación.

En verano los niños no tienen colegio, puede que su pareja tenga jornada intensiva o reducida, a lo mejor el horario de su coworking habitual cambia y también necesita adaptarse…

Y con todos estos cambios que afectan a su rutina es posible que necesite mayor flexibilidad. No va a poder, o puede no apetecerle, estar 1 hora entera sentado delante del ordenador para leer 100 hojas de un PDF.

En su lugar, seguramente agradecería más que ese contenido estuviese en formato audio/podcast para poder escucharlo de camino a la playa. O que en lugar de tener tanto material teórico hubiese más fichas, hojas descargables y ejercicios que te obliguen a interactuar, pero que puedas hacerlos lejos de una pantalla.

En definitiva: un formato que sea menos exigente.

Documentar antes de delegar

Si ya tienes decidido que te vas a ir y cuentas con personal de apoyo en el que delegar tu proyecto durante ese tiempo, es imprescindible que crees una documentación base a la que puedan acudir en caso de duda.

¿Pero qué es lo que debes documentar de tu escuela? Todas las tareas que realizas en tu día a día que estén directamente relacionadas con la atención a tus alumnos, al carácter administrativo y a la gestión técnica básica de la plataforma (en caso de que no externalices su mantenimiento).

Pregúntate, ¿qué problemas, dudas o gestiones pueden surgir en mi ausencia? Y ante eso, documenta cómo proceder al respecto.

Algunos ejemplos habituales:

• Qué hacer si un alumno no tiene acceso a la plataforma o a algún contenido.
• Qué hacer si alguien envía un trabajo para corregir.
• Qué hacer si hay actualizaciones pendientes en la web (cómo y cuando actuar).
• Cómo subir nuevo contenido a la plataforma (en caso de que vayas a delegar esta parte).
• Cómo borrar/moderar comentarios.
• Cómo gestionar el correo electrónico y cualquier otro espacio en el que se interactúe con los alumnos (Telegram, Slack, Discord, grupo de Facebook…).
• Qué hacer si un alumno solicita devolución/reembolso.
• Qué hacer si un alumno solicita factura.
• Cómo gestionar un problema con el cobro.

Y recuerda: la documentación perfecta no tiene por qué ser extensa. Lo que sí tiene que ser, es clara.

Preparar acciones pre y post vacaciones

Puedes organizar algún tipo de reunión por videoconferencia a modo “fiesta de fin de curso” para los alumnos actuales en los que ellos sean los protagonistas. Puede ser un buen momento para que compartan su experiencia y cómo ha sido su proceso de aprendizaje, y de algún modo provocar que hagan un viaje por él: que recuerden cómo estaban al principio (conocimientos, inseguridades, temores…) y cómo poco a poco han ido progresando.

Esto les dejará con muy buen sabor de boca y dispuestos a irse de vacaciones para luego volver con más ganas.

A la vuelta de las vacaciones también puedes organizar otra reunión grupal, pero aquí para plantear cómo va a ser la formación a afrontar a lo largo del año.

Estos momentos también son excelentes para pedir feedback de la formación.

Habilitar vía de comunicación para urgencias

Este punto es imprescindible si delegas en un equipo durante tu ausencia, y opcional si quieres habilitar un medio de comunicación de emergencias directo con tus alumnos si no vas a delegar en nadie.

Por muy bien que hayas dejado todos los procesos documentados, lo ideal es que habilites un canal de comunicación específico para urgencias. Si es necesario, delimita muy bien qué urgencias atenderás y en qué horario lo harás, o si te resulta más cómodo, en qué horarios/días no estarás disponible.

De este modo si surge algún imprevisto o algún problema grave en tu escuela online, podrás socorrer o servir de apoyo a tu equipo.

Programar emails durante la ausencia

Si te vas, tanto delegando en otros la gestión como si no, plantéate dejar programados el envío de algunos emails específicos y espaciados en el tiempo. Pueden ser recordatorios, avisos de que nuevo contenido se ha desbloqueado, consejos relacionados con la formación en sí o simplemente un aviso de cuántos días quedan para que vuelvas.

Las opciones son infinitas y debes adaptarlas según tu proyecto y circunstancias.

Eso sí, intenta no saturar a tus alumnos con demasiados emails.

Automatizar flujos

Durante tu ausencia será cuando más sepas valorar el grado de automatización de tu escuela online. Cuantos más procesos manuales hayas creado instintivamente a lo largo de este tiempo, más consciente serás de la necesidad de automatizarlos.

Algunos puntos conflictivos que podrías no tener correctamente automatizados pueden ser:

• Proceso de compra de la formación: el usuario compra, se inscribe en el curso, se le envía factura.
• Avisos de desbloqueo de nuevo contenido.
• Seguimiento automático por email (correos concretos cuando terminan una parte del curso, información de apoyo, recordatorios…).
• Proceso de baja: emails de despedida, que salgan de la lista de automatización, etc.

En este vídeo puedes ver cómo estuvimos hablando sobre este tema en nuestro #Juevinar: