Donde está realmente el potencial de ActiveCampaign para el 90% de los negocios que lo utilizan es en sus automatizaciones. El poder identificar y segmentar hasta el más mínimo detalle tu lista de suscriptores provoca que puedas dirigir un mensaje mucho más preciso y alineado con la situación de cada público.
Lo que te lleva a que lo que tengas que decir cale mejor y convierta más.
Para los más vagos o faltos de inspiración ActiveCampaign les concede de manera gratuita más de 178 automatizaciones ya creadas que abarcan las necesidades más comunes en los negocios, para que puedan simplemente cargarlas en su cuenta y empezar a trastear con ellas. En este post hoy vamos a explicarte y a enseñarte —desde cero— cómo puedes crear tu propia automatización.
Contenidos
Antes de empezar
Una vez que entres en ActiveCampaign repite constantemente este mantra y tenlo en cuenta para cada elemento que estés decidido a crear:
keep it simple
Sé lo más minimalista posible: intenta jugar con el menor número de elementos, siendo todo lo específico que puedas en cada uno de ellos y evita crear automatizaciones mastodónticas. A grosso modo, sigue estos tres consejos básicos:
- Diseña e identifica las distintas etapas por las que viajará tu suscriptor en tu embudo.
- Piensa en qué etiquetas necesitarás utilizar para identificar al suscriptor durante todo el recorrido.
- Trocea tus automatizaciones: es preferible tener 3 automatizaciones encadenadas que una automatización gigante. Esto agilizará la detección de errores o incidencias.
Es necesario tener unos objetivos definidos y en base a ellos trazar la estrategia a seguir, creando todo lo necesario para llevarla a cabo en ActiveCampaign.
Ten siempre un documento madre o maestro en el que aparezca documentado todo el funcionamiento de la cuenta: qué etiquetas existen, qué automatizaciones hay, qué formularios se utilizan, aspectos claves a tener en cuenta, qué activa y desencadena qué cosa, etc. Todo lo que consideres imprescindible saber por si el día de mañana alguien completamente ajeno a tu proyecto tiene que meterle mano a la cuenta.
Cómo crear automatizaciones en ActiveCampaign paso a paso
Crear una automatización simple en ActiveCampaign estaría únicamente compuesta por un disparador y un correo electrónico, y es tan sencillo como irte al apartado Automatizaciones > Crear una automatización y seguir las instrucciones que la propia herramienta te ofrece la primera vez que entras.
Pero no estamos aquí para eso, sino para mostrarte qué puedes llegar a hacer.
Los desencadenantes o disparadores (triggers)
Son los causantes de que una automatización se active para un suscriptor en concreto. Puede existir uno sólo o pueden coexistir varios, y siempre se encuentran arriba del todo de la automatización: son el primer aspecto que tienes que definir en una automatización.
Hay muchos disparadores disponibles, en función de lo que quieras hacer y necesites. Por ejemplo, puedes conseguir que tu automatización se active o dispare cuando:
- Una persona cubre un formulario de suscripción en concreto.
- A alguien se le aplica una etiqueta determinada.
- Una persona ha visitado una página específica de tu web (esto es posible si tienes instalado el código de seguimiento).
- Una persona cancela su suscripción.
Para que una automatización pueda existir debe tener un disparador. Sin disparador, no hay automatización posible.
Los tiempos de espera
Si pensamos en una automatización como en una autopista, los tiempos de espera pasarían a ser las cabinas de peaje con barrera. En vez de pagar con dinero pagas con minutos, horas o días, y una vez lo haces se abre la barrera y te permiten seguir avanzando.
También puedes establecer que el suscriptor no siga avanzando hasta que cumpla con una condición determinada: haber hecho clic en un enlace, haber visitado una página en concreto, etc.
Antes y después de cada elemento que compone una automatización puedes definir estas bolsas temporales que lo que hacen es precisamente espaciar dos acciones en el tiempo. Suelen utilizarse como “seguro”, además de ser una medida necesaria para que no se envíen todos los correos al mismo tiempo y colapses la bandeja de entrada de tu lead. Además, si abres una automatización que está activa y en la que hay gente dentro, justo en estas bolsas de espera podrás ver cuántos suscriptores están “en cola”, esperando a que se cumpla la condición de tiempo para continuar su recorrido.
Añadir tiempo de espera es tan sencillo como añadir un nuevo correo a la automatización. Haz clic en el símbolo + y luego en la parte izquierda elige “Condiciones y flujo de trabajo” > Espere:
A continuación te tocará definir si vas a establecer un período de tiempo de espera en concreto (en minutos, horas, días, semanas, meses o años) o si vas a elegir que el suscriptor se quede ahí parado hasta que cumpla con unas condiciones determinadas.
En función del tipo de automatización que quieras realizar utilizarás una u otra. En una misma automatización pueden coexistir las dos condiciones a lo largo del embudo.
En esta captura, cuando a algún lead se le añade la etiqueta “Suscriptor” en el mismo momento se le envía el email (PRUEBA) y luego hay 1 día de espera hasta que se ejecute la siguiente acción.
Las acciones
Afectan directamente al suscriptor e intervienen o bien sobre la información asociada al contacto, o bien sobre lo que se le envía. Podemos localizarlas tanto en el apartado Opciones de envío como en Contactos, y también hay una en Condiciones y flujo de trabajo. Por orden de popularidad serían:
- Enviar un email.
- Añadir / Eliminar etiqueta.
- Actualizar contacto.
- Empezar, Finalizar esta automatización o terminar otra.
- Realizar cálculo.
- Suscribir / Cancelar suscripción.
- Añadir nota.
- Ajustar puntuación de contacto.
- Enviar un email de notificación.
- Enviar un SMS.
Aquí tienes un vídeo donde puedes ver el proceso:
Los condicionales
Muy útiles para enviar un correo u otro en función de los propios intereses del suscriptor. Si estás familiarizado con los lenguajes de programación te recordarán al IF/ELSE. Con estos condicionales lo que estamos diciendo es que SI el suscriptor ha hecho X, entonces irá por el camino A. En caso contrario, irá por el camino B.
Esto permite enviar diferentes correos, aplicar distintas etiquetas o incluso echar de la automatización al lead en función de su propia interacción con los correos o con tu sitio web.
La forma de aplicar un condicional a una automatización es exactamente igual que para cualquier otra: pinchas en el símbolo + > Condiciones y flujo de trabajo > Si/Si no menos:
Por ejemplo: tenemos una automatización que se dispara cuando a un suscriptor se le aplica la etiqueta Suscriptor. Podemos establecer un condicional que diga que si el suscriptor tiene la etiqueta Cliente, entonces se vaya por un camino. Y que si no la tiene, se vaya por otro:
Todo lead que se vaya por el CAMINO A será el que sí tenga la etiqueta Cliente. Y esto nos permitiría enviarle un correo específico para esas condiciones, echarlo de la automatización, hacer que entre en otra, que tenga que esperar más días para recibir el contenido siguiente, etc. El que se vaya por el CAMINO B será el que no tenga la etiqueta Cliente.
Los objetivos
Lo normal es que cada automatización que crees tenga un objetivo (una finalidad, un logro a conseguir), y esto puedes reflejarlo precisamente mediante este elemento en ActiveCampaign. Cada vez que una persona cumple con las condiciones del objetivo, entonces salta a esta parte de la automatización y se contabiliza como objetivo cumplido. Útil si te interesa que aparezca reflejado posteriormente en los informes.
Lo que haces con los objetivos es establecer unas condiciones muy concretas en las que, si el suscriptor las cumple, salta desde cualquier punto en el que esté en la automatización a ese lugar.
¿Pero es esto práctico? ¿No bastaría con utilizar condicionales normales y corrientes?
El gran potencial de los objetivos es que el suscriptor se salta el orden natural del embudo (de arriba a abajo) si cumple con las condiciones, esté en el paso en el que esté. Tanto si está por encima del objetivo como si está por debajo.
Esto es muy útil, por ejemplo, cuando estás lanzando 5 correos de venta encadenados con tiempos de espera entre ellos. Si el suscriptor ya compra en el primer correo, ¿qué sentido tiene que siga viendo los emails de venta? Lo lógico es que se los salte. Pues en este caso, tendrías que crear un objetivo en el que digas que si el suscriptor ha hecho clic en ese enlace Y ha visitado la página de gracias que tengas para ese producto entonces lo ha cumplido y puede saltarse la secuencia. La configuración sería algo así (eligiendo el enlace en concreto en vez de “cualquier vínculo”, y añadiendo la URL de la página de gracias en la condición):
Cómo activar la automatización
Una vez que has creado tu primera automatización y que has puesto el texto real (no texto falso ni de relleno) en todos los correos, además de haber cubierto los campos de asunto y remitente, entonces debes pasar a activarla para que la puedas probar. Activar una automatización es tan simple como pulsar en el círculo gris de “Activos”:
OJO al activarla: si quieres probarla antes de que se pueda disparar para todos tus suscriptores, entonces lo que tienes que hacer es eliminar el disparador (trigger) de la automatización. Eso hará que no se dispare automáticamente y te la dejará probar tranquilo.
Cómo probar la automatización
Hay tres formas de probar una automatización, en función de cuál sea la situación de todo el embudo y de lo que necesites hacer:
- Si la automatización no tiene disparador, dirígete a tu perfil de contacto y en automatizaciones haz clic y escribe el nombre de la que quieres probar. De este modo, sólo tú entrarás en la automatización.
- Cubriendo el formulario de suscripción de la web y siguiendo todo el embudo que tengas creado. En este caso la automatización también podrá verla cualquier otro suscriptor que cumpla con las condiciones del disparador.
- Si el disparador de la automatización es una etiqueta, puedes abrir el perfil de tu propio contacto y añadírsela manualmente. Esto hará que entres directamente. Por supuesto, también pueden entrar al mismo tiempo los contactos que ya tengan esa etiqueta asignada.
Cómo seguir el rastro de un lead
En ocasiones puede interesarnos ver cuál ha sido el recorrido de un suscriptor en concreto en una automatización determinada. Para ello, entraremos en su perfil desde el apartado Contactos y haremos clic encima de la automatización que queremos supervisar. Sobre el esquema de ese pequeño funnel veremos checks por los pasos que sí ha realizado el lead, y cruces en aquellos que se ha saltado.
En la siguiente pantalla que te aparecerá con el listado de todas las automatizaciones por las que ha pasado ese lead, pulsa en “Ver” en la que te interese analizar.
En la captura, puedes ver los pasos que ha dado correctamente el contacto por la automatización.
Consideraciones finales
Hay muchas variables a tener en cuenta y las posibilidades son innumerables. Tu creatividad jugará un papel fundamental a la hora de crear las automatizaciones que necesite tu negocio o el de tu cliente en cada momento. Pero si te somos sinceros, hay al menos cuatro automatizaciones que deben existir, como mínimo, en cualquier negocio que venda servicios, productos o infoproductos por internet:
- Automatización de bienvenida
- Automatización de venta
- Automatización post-venta
- Automatizaciones de limpieza
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